Utrzymanie jakości i ciągłości działania w certyfikowanych systemach zarządzania w stanie kryzysu wywołanego pandemią COVID- 19.

with Brak komentarzy

 

Pandemia spowodowana COVID-19 jest tematem nr 1 prawie we wszystkich aspektach naszego życia. Zgodnie z zaleceniami Międzynarodowej Organizacji Zdrowia (WHO) zwiększona  ochrona zdrowia pracowników i konsumentów jest jednoznacznie konieczna.

 Powołując się na doniesienia takich organizacji jak WHO, EFSA, czy FDA nie ma dowodów na transmisję wirusa poprzez żywność, wodę, czy przedmioty codziennego użytku. Główną drogą przenoszenia SARS-CoV-2 pozostaje tymczasem droga kropelkowa. 

Przedsiębiorstwa, właściwie z dnia na dzień, napotkały nowe uwarunkowania prawne, zdrowotne, a także biznesowe, spowodowane nowym kontekstem – pandemią COVID-19, którym zgodnie z wymaganiami norm ISO 9001, 14001, 45001, 22000 powinny zarządzać. Wymaganie 4.1 tych norm – Zrozumienie organizacji i jej kontekstu – narzuca powinność identyfikowania i oceny wszystkich problemów wewnętrznych i zewnętrznych, które mogą mieć wpływ na zdolność systemu zarządzania do dostarczania zamierzonych wyników. 

Narzuca się w związku z tym pytanie „ Jak sytuacja związana z COVID-19 wpłynęła na organizacje oraz jak systemowo firmy zareagowały na zaistniałe warunki?”. 

Analizując wymagania norm ISO, skupiając się na wymaganiach związanych z reagowaniem na ryzyko, gotowość na sytuacje awaryjne i kryzysowe, analizę danych, podejmowanie działań korygujących, przegląd zarządzania, monitorowanie procesów, nie mamy wątpliwości, że standardy zarządzania uwzględniają elastyczne dostosowywanie się do zmieniających warunków otoczenia. Rozumiejąc wprost wymagania, każda organizacja powinna na bieżąco reagować i podejmować adekwatne działania dla utrzymania zdolności do wytwarzania wyrobów, czy świadczenia usług, zgodnych z wymaganiami i oczekiwaniami stron zainteresowanych. 

Co oznacza to dla systemu zarządzania w firmie? Jakie procedury powinny się zmienić? Jak zarządzać systemem w aspekcie pracy zdalnej, czy niedoborów pracowników? Jak budować kulturę organizacyjną w zmieniających się warunkach? 

Każda organizacja działa w ramach zidentyfikowanych, wdrożonych , utrzymywanych, doskonalonych procesów i zasad postępowania, najczęściej ujętych w tradycyjnie rozumianych procedurach. Właśnie o „doskonalenie” w tym kontekście chodzi najbardziej. Pojawiające się zmiany narzucają na przedsiębiorstwo konieczność przeanalizowania ryzyka związanego z danym czynnikiem i reagowania adekwatnie do jego skali. 

Reagowanie, a w efekcie doskonalenie, może sprowadzać się do zmian w rutynowych procedurach, stworzenia nowych zasad postępowania, zapewnienia bezpiecznych warunków pracy, stworzenia nowych zasad komunikacji, kultury pracy, itd. Jak w takim razie są przygotowane polskie przedsiębiorstwa do funkcjonowania systemów zarządzania w czasie kryzysu? Kluczowe w tym przypadku jest to, że system musi trwać i nie można „odkładać” zarządzania nim „na później”. 

Świadoma i odpowiedzialna reakcja na kryzys odzwierciedla się między innymi istnieniem procedur reagowania na incydenty i sytuacje kryzysowe.

 Jakie aspekty, w kontekście COVID-19 powinny być uwzględnione w tego typu procedurach? 

Na pewno ważne jest, aby zapewnić ciągłość działania w stanie kryzysu. Ciągłość działania będzie zależeć od dostępności zasobów (surowców, materiałów, ludzi, środków ochrony, odpowiednich warunków pracy), możliwości kontynuacji działań analitycznych i zarządczych (audity wewnętrzne, przegląd, monitorowanie procesów, nadzorowanie dokumentacji), zdolności wytwórczych i logistycznych (planowanie, stan infrastruktury, moce przerobowe, przetwarzanie zleceń, kanały dystrybucji, obsługa klienta), itp. Oczywiste jest istnienie wszelkich procedur zapewniających odpowiednie zasady sanitarne i higieniczne w ochronie zdrowia pracowników (maseczki, dystans fizyczny, dezynfekcja, itp.) Także inne obszary wymagają doskonalenia. 

Dostawy, w czasie kryzysu, mogły zostać zaburzone na przykład zmniejszoną dostępnością surowców, zwiększoną ceną, terminowością dostaw. Uzupełnienie procedur kryzysowych o takie aspekty, jak dywersyfikacja dostawców, uproszczone procedury kwalifikacji wydaje się być niezbędne. Audity wewnętrzne, przeglądy zarządzania, analiza i komunikowanie, w czasie pracy zdalnej, mogą wymagać modyfikacji narzędzi wykorzystywanych do ich przeprowadzania, aby utrzymać ciągłość certyfikowanego systemu zarządzania. Procedury można uzupełnić o możliwość wykorzystania audytów on-line, wykorzystanie kamer przemysłowych do oceny bieżącej sytuacji w zakładzie, wprowadzenie elastyczności w planowaniu audytów, czy przeglądów, zwiększenie liczby wykwalifikowanych auditorów, itp. Przekazanie uprawnień „na odległość”, wykorzystanie podpisów certyfikowanych, tworzenie dostępu do serwerów z zewnątrz, organizowanie spotkań on-line mogą także usprawnić zarządzania w tych trudnych warunkach. 

Planowanie w procesach biznesowych, w kontekście pandemii, może uwzględniać kwestie rozłożenia godzin pracy,  rotacji, czy izolacji pracowników, w celu zminimalizowania ryzyka skażenia. 

Zarządzanie chorobą pracowników jest najbardziej wymagającą kwestią, która w swojej skali może nie być przewidywalna.

 Pojawienie się przypadku zakażenia w zakładzie może spowodować zmniejszenie zdolności wytwórczych, poprzez nałożenie obowiązku kwarantanny dla osób mających kontakt z chorym. Jak w związku z tym zapewnić gwarancje dla klienta odnośnie zamówień i zobowiązań? Kooperacyjny kontakt z klientem, aneksowanie umów, elastyczność w realizacji zamówień może być konieczne, jeśli organizacja zdaje sobie sprawę z ryzyka. Zarządzanie ryzykiem, jak się wydaje, jest zasadniczym elementem systemu , który organizacje powinny, w zależności od dotychczasowej kondycji tego obszaru, wdrożyć, reaktywować lub doskonalić. Kompetencje w tym zakresie mogą być na różnym poziomie w przedsiębiorstwach, a muszą być zapewnione lub doskonalone dla odpowiedniego przeprowadzenia i zarządzania oceną ryzyka (np. zgodnie z normą ISO 31000). Efektywność zarządzania organizacją, obecnie i w przyszłości, jest na pewno uzależniona od wielu czynników, które nie zawsze są zależne od skuteczności wewnętrznego systemu zarządzania. Nie zmienia to faktu, że firmy szybciej analizujące i reagujące na zmieniającą się rzeczywistość mają większe szanse na utrzymanie swojej pozycji, czy nierzadko przetrwanie.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Zostaw Komentarz