Strefa zwinności

with Brak komentarzy
Jakość Zarządzania

Przez ostatnie lata wiele firm szkoliło ludzi z modnej filozofii Agile, czyli ze zwinnego zarządzania. Teraz przyszedł moment na konfrontację wiedzy z praktyką. 

W tym właśnie momencie wielu ludzi dopada pokusa, aby podnieść ręce w geście rezygnacji i stwierdzić, że szkolenia o zwinności działania, o strategiach, o systemach zarządzania, normach ISO czy o uporządkowanym podejściu nie mają racji bytu w dobie chaosu, kryzysu, niepewności, pandemii… Ja jednak uważam, że należy wyciągnąć całkiem odwrotny wniosek. Te narzędzia jeszcze nigdy nie były tak ważne, jak teraz. 

Dlaczego? – o tym w dzisiejszych rozważaniach z cyklu #jakośćzarządzania.

Od ponad miesiąca w Polsce wykształca się powszechna zgoda, co do stwierdzenia, że przedsiębiorstwa powinny podejmować dziś szybkie i w miarę trafne decyzje. Szybkie + trafne = zwinne. Takie, które pozwolą nie tylko przetrwać pierwsze uderzenie, wiążące się z wpływem niepewności, ale które również pozwolą na stopniowe odbudowywanie, a wręcz przebudowywanie swoich modeli biznesowych. Tymczasem jesteśmy zasypywani ofertami dotyczącymi jedynie ciągłości działania, a nieumiejętne zrozumienie, zaimplementowanie rozwiązań, które te przynoszą, spowoduje zbyt dużą koncentrację na ariergardzie, bez uważnego skupienia się na byciu przygotowanym, na awangardzie. Skoro sytuacja skrajna, to dlaczego nie zareagować „w kolor”, a więc… dbając o ramy działania? Dokładnie tak! Dbając o ramy działania, w ramach których będziemy na tyle flexible, na tyle elastyczni, że (po przymusowym w wyniku ogólnoświatowej epidemii wyjściu ze swojej strefy komfortu) wejdziemy w strefę zwinności.

 

Dla zachowania ciągłości, a jednocześnie dla budowania, kształtowania zwinności w działaniu pomocnymi może być filozofia normatywna. Poniżej – 7 przesłanek – które sygnalizuję, poddaję pod rozwagę: 

1)   Zabezpiecz ariergardę. To jest bezdyskusyjne. Zabezpiecz tyły, a raczej – zabezpiecz fundamentalne w dobie niepokoju obszary. Skup się na tych procesach operacyjnych, które wykorzystują rytm cyklu PDCA na tyle wystarczająco, iż mimo chaosu, niepewności, kryzysu nadal mogą funkcjonować i przynosić określone rezultaty dla klientów, gwarantując tobie progowe płynności finansowej. Nazwij procesy kluczowe i zacznij zarządzać tym, co teraz najistotniejsze, po to, aby mechanizm powiązań międzyprocesowych wprawiony w ruch spowodował, że to co kluczowe „pociągnie za sobą” inne działania i wpłynie na ich wzrost, albo doprowadzi finalnie do ich wyeliminowania.

2)   Włącz w procesach myślenie i działanie oparte o ryzyka. Zastosuj myślenie procesowe w zarządzaniu akcyjnym, połączone z zarządzaniem ryzykiem i zarządzanidm projektowym. Pamiętaj przy tym, że żadna z norm ISO (począwszy od normy ISO 9001) nie zabrania projektowania procesów! Nie myl zatem wymagania normy ISO 9001, punkt 8.3, które mówi o projektowaniu i rozwoju wyrobu z projektowaniem procesów, ich przeprojektowywaniem, przebudową systemu zarządzania czy organizacji. To błąd, który popełnia niejedna firma, która odbiera wymagania norm jako przymus, a nie jako jedno z narzędzi porządkujących powiązania międzyprocesowe. Wiele firm już w dobie stabilności nie dokonywało przeglądu swoich procesów, albo robiąc to, przepraszam za kolokwializm – „po łebkach” – same wpędziły się w chaos, którego po prostu przez ostatnie lata nie zauważały, bądź zauważyć nie chciały.

3)    Zrozum złożoność za pomocą podejścia strategicznego. Wykorzystaj strategię, mimo że jej horyzont czasowy w dobie niepewności nie wynosi 3 – 5 lat, a jawi się w miesiącach czy tygodniach. Wszak nadal trzeba dokonywać trudnych wyborów w kwestii tego, co należy robić i przede wszystkim – czego robić nie wolno. Współcześni utalentowani stratedzy analizują dane, ale stosują też zaawansowane metody rozpoznawania prawidłowości, obserwacje bezpośrednie oraz interpretacje słabych sygnałów z otoczenia i dopiero na tej podstawie działają. Skorzystaj z ich podejścia. Być może do tej pory za „słabe” (w sensie – mało pomocne i mało konieczne) uważałaś/uważałeś spojrzenie przez pryzmat wyników auditów na funkcjonowanie poszczególnych obszarów. Warto więc do nich sięgnąć, tym bardziej, że one – jeśli dobrze zaplanowane i realizowane – brały pod uwagę w sposób ciągły status procesów, ich wyniki i trendy, jak również zmiany, które mogły na owe procesy (i realizujących je ludzi) wpływać.

4)   Stosuj mierniki, które wesprą zwinność. Norma ISO 9001 w punkcie 9.1.1 mówi, iż to organizacja decyduje w ramach swojego systemu zarządzania o tym, co należy monitorować i mierzyć oraz o tym jakie będą metody monitorowania, pomiarów, analizy i oceny, niezbędne do zapewnienia poprawności. Oczywiście wielu powie „teraz nie ma czego mierzyć, bo niepewność jest tak duża, że po prostu nie wiemy” albo „to nie ma sensu bo, to co wczoraj zmierzyliśmy dziś nie stanowi wartości”. A może warto przyjąć pokornie, w obliczu siły koronawirusa, podejście pozycjonowane bardzo silnie, przez normę ISO 9001, która w przywołanym punkcie 9.1.1 mówi nie tylko o mierzalności, ale i o monitorowaniu, kierując się logiką zwinnych strategów (patrz: punkt 3 niniejszego artykułu), która daje się – oczywiście w bardzo uproszczony, co nie znaczy w prostacki sposób, zamknąć w stwierdzeniu Pamiętaj, że nie możesz zmierzyć większości tego, co robisz!

Brak alternatywnego tekstu dla tego zdjęcia

5)     Tylko fakty! Podejmowanie decyzji jest procesem! Skoro tak, to nawet gdy działamy szybko to podejmowanie decyzji wymaga czasu! Mimo, że skala kryzysu i niepewności przeogromna – nie marnuj czasu na zbędne, jałowe dysputy. Tym samym skup się zatem na faktach i decyduj na ich bazie. Wykorzystaj większość założeń zasady zarządzania jakością Podejmowanie decyzji na podstawie dowodów, w myśl której należy zadbać o:

  • zapewnienie pożądanej dokładności i wiarygodności danych
  • stosowanie miarodajnych metod przy analizowaniu danych i informacji
  • udostępnianie danych w pożądanym zakresie i formach tym, którzy je potrzebują
  • podejmowanie decyzji (działań) na bazie przeanalizowanych faktów, co w dzisiejszej rzeczywistości należy rozumieć jako nieustanne monitorowanie kontekstu organizacji [czyż nie od tego rozpoczynają się wymagania niemal każdej normy systemowej – sic!] I pamiętaj przy tym, że nie musisz o wszystkim decydować samemu, o czym szerzej w jednym z kolejnych artykułów w ramach cyklu #jakośćzarządzania.

6)      „Możesz się nie zmieniać, przetrwanie nie jest obowiązkowe!” Te słowa, przypisywane Demingowi, bardzo trafnie oddają, jak ważnym jest to, aby nie stawiać oporu zmianom. Przyjmuj – zamiast opierać się! Przekieruj – zamiast przepychać się! I – jak powiedział w książce „(u)Czucie jakości”, goszczący w poprzednim artykule serii #jakośćzarządzania Jerzy Gluska – miej świadomość tego, że „nie jesteś w stanie przewidzieć w 100%, co ktoś zrobi w danym momencie i jak się zachowa. Możemy przewidywać z dużym prawdopodobieństwem, ale pewności już nigdy nie będzie. Podobnie jest z wymaganiami normatywnymi. Kręgosłup, szkielet, idea zostały wskazane , a ubranie ich w ciało to zadanie dla organizacji”. Skupiaj się zatem, pamiętając o niepewności, nie tylko na ryzykach, ale i na szansach. Przekładaj je na konkretne cele (podejście wynikowe i podejście przyczynowo – skutkowe, które zastosowano w strukturze norm dokładnie o tym mówi: punkt 6.1 – Myślenie oparte o ryzyka i szanse, a w konsekwencji punkt 6.2 – Cele i ich planowanie). Pamiętaj przy tym, że cele są dynamiczne, są zmienne. Nie są ustanawiane jedynie w rytmie kalendarza od stycznia do grudnia. Obecna sytuacja wielu ludziom to uświadomiła. Uświadomiła konieczność zwinności i otwarcia się na szanse [o czym więcej przeczytasz w ramach cyklu „Zarządzanie w małych dawkach”: https://www.linkedin.com/feed/hashtag/zwmd/, którego autorem jest Krzysztof Rejszek]

Brak alternatywnego tekstu dla tego zdjęcia

7)      Będąc zwinnym, bądź uważny! Myśl nie tyle o swojej branży, ale o obszarze rynkowym na którym działasz. Obserwuj i orientuj się w tym, co się dzieje [o cyklu OODA więcej podczas e-szkolenia „Zwinność działania” – dop. MG]. Pozwalaj ludziom z którymi współpracujesz na gromadzenie sygnałów, promuj wśród nich myślenie oparte o ryzyka i szanse. Nie tylko po to, aby spełnić wymóg norm, np. ISO 9001, punkt 5.1.1, ale po to, by twój system był przydatny i adekwatny, był przygotowany na dziś i na jutro. 

Koncentruj się na rozwiązywaniu problemów, zamiast je tworzyć. Stosuj cykl PDCA zamiast zaciskać pętlę na swojej . Działaj szybko i pamiętaj, że myślenie, planowanie to również działanie! Buduj więzi i unikaj brutalnych form restrukturyzacji, a jeżeli musisz (wszak czasami nie da się uniknąć redukcji zatrudnienia lub nagłej zmiany) naucz się zdrowego, a nie brutalnego kończenia współpracy.

Kończąc, pozwól drogi czytelniku na osobistą refleksję: W ostatnim miesiącu odbyłem wiele rozmów i odebrałem liczne sygnały, które pokazały, że ludzie na pandemię i jej oddziaływanie gospodarcze (czyli na kryzys) zareagowali wielokrotnie zbyt mocno, nieadekwatnie. Dlatego dzisiejsza #jakośćzarządzania dotknęła tych 7 kwestii i je zasygnalizowała. I za odebranie tego sygnały (nawet jeśli się z nim nie zgadzasz) dziękuję!

Michał Gluska

PS. Osobom i firmom, które chcą zarządzanie jakością, przenieść na poziom jakości zarządzania i chcą widzieć więcej, lepiej, wyraźniej w temacie zwinności działania polecam szkolenie e-learningowe:

https://szkolenia.tuv-nord.pl/harmonogram/pdf/pdf.php?termin=no&koszty=no&id=549b6e1726635224&idm=549b6e1726635224&idp=2d897c36751053378

 

 

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Zostaw Komentarz